Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Langzeiterkrankungen belasten Unternehmen nicht nur finanziell, sondern führen auch zu Wissensverlust, Teambelastung und komplizierten Nachbesetzungen. Das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist die gesetzlich vorgeschriebene Antwort auf diese Herausforderung. Arbeitgeber sind verpflichtet, erkrankten Mitarbeitenden eine strukturierte Rückkehr anzubieten. Wer das BEM professionell umsetzt, senkt nicht nur Fehlzeiten und Fluktuation, sondern stärkt auch das Vertrauen im Team und die eigene Arbeitgebermarke.

Viele Unternehmen verstehen das BEM-Verfahren jedoch als bürokratische Last statt als strategisches Instrument. Dabei ist die Wirkung messbar: Professionell durchgeführte BEM-Prozesse reduzieren Ausfallzeiten deutlich und verhindern in vielen Fällen krankheitsbedingte Kündigungen. Dieser Artikel erklärt, wie das Eingliederungsmanagement rechtssicher abläuft, welche Maßnahmen wirklich funktionieren und wie Sie BEM-Gespräche empathisch und zielführend gestalten.

Was ist ein BEM und wann ist es verpflichtend?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist nach §167 Abs. 2 SGB IX für alle Arbeitgeber verpflichtend, sobald Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. Die Regelung gilt unabhängig von der Betriebsgröße und betrifft alle Beschäftigungsformen, von Vollzeit über Teilzeit bis zu geringfügiger Beschäftigung.

BEM: Welche Ziele verfolgt es?

Das Ziel des BEM liegt darin, den bestehenden Arbeitsplatz zu erhalten und erneute Arbeitsunfähigkeit zu vermeiden. Im Mittelpunkt steht die Frage: Welche Maßnahmen helfen der erkrankten Person, dauerhaft und gesund im Unternehmen zu bleiben? Das BEM ist ausdrücklich keine Vorbereitung für eine Kündigung, sondern ein präventives Instrument zur Gesundheitsförderung.

❗ Wichtig ❗

Die Teilnahme am BEM ist für Arbeitnehmende freiwillig. Lehnt jemand das Verfahren ab, darf daraus kein Nachteil entstehen.

Allerdings kann eine Ablehnung im Fall einer späteren krankheitsbedingten Kündigung zum Problem werden. Gerichte prüfen nämlich, ob der Arbeitgeber vor einer Kündigung ein BEM angeboten hat.

Unterschied zwischen BEM und Wiedereingliederung

Viele verwechseln das berufliche Eingliederungsmanagement mit der stufenweisen Wiedereingliederung nach §74 SGB V, dem sogenannten Hamburger Modell. Die Unterschiede sind zentral:

BEM ist ein strukturierter Gesamtprozess zur Prävention und langfristigen Arbeitsplatzerhaltung. Es umfasst Gespräche, Ursachenanalyse und verschiedene Maßnahmen wie Arbeitsplatzanpassungen oder Schulungen. Das BEM beginnt, nachdem die Sechswochenfrist erreicht ist.

Stufenweise Wiedereingliederung ist eine konkrete medizinische Maßnahme innerhalb oder außerhalb eines BEM. Hier arbeitet die erkrankte Person schrittweise mit reduzierter Stundenzahl, während noch Arbeitsunfähigkeit besteht. Die Wiedereingliederung ist also eine mögliche BEM-Maßnahme, aber nicht das BEM selbst.

Der BEM-Prozess Schritt für Schritt erklärt

Ein rechtskonformer BEM-Prozess folgt klaren Schritten. Die strukturierte BEM-Prozessbeschreibung hilft, nichts zu übersehen und alle Beteiligten korrekt einzubinden.

Schritt 1: Prüfung der Voraussetzungen

Sobald die Personalabteilung feststellt, dass ein Mitarbeitender die Sechswochengrenze erreicht hat, startet die Prüfung. Moderne HR-Software wie ZEP erfasst Fehlzeiten automatisch und erkennt BEM-relevante Fälle frühzeitig. So verpasst niemand die gesetzliche Frist.

Schritt 2: Einladung zum BEM-Gespräch

Der Arbeitgeber muss die betroffene Person schriftlich zum BEM einladen. Die Einladung sollte enthalten:

• Hinweis auf die gesetzliche Grundlage (§167 Abs. 2 SGB IX)
• Erklärung der Ziele und des Ablaufs
• Betonung der Freiwilligkeit
• Information über Datenschutz und beteiligte Personen
• Kontaktmöglichkeit für Rückfragen

Die Einladung muss klar formuliert sein und darf nicht als Drohung oder Formalität wirken. Viele Beschäftigte haben Angst vor dem BEM, weil sie eine Kündigung befürchten. Diese Sorge muss die Einladung aktiv ausräumen.

Schritt 3: BEM-Gespräch durchführen

Das eigentliche BEM-Gespräch findet in geschütztem Rahmen statt. Beteiligte sind je nach Situation:

• Die betroffene Person
• Vertreter der Personalabteilung oder Führungskraft
• Betriebsrat oder Schwerbehindertenvertretung (auf Wunsch der erkrankten Person)
• Optional: Betriebsarzt, Integrationsfachdienst oder externe Berater

Im Gespräch werden die Ursachen der Arbeitsunfähigkeit analysiert (ohne medizinische Details), mögliche Belastungsfaktoren identifiziert und konkrete Lösungen entwickelt. Dokumentiert wird nur das Ergebnis, nicht der gesamte Gesprächsinhalt.

Schritt 4: Maßnahmenplanung und Umsetzung

Basierend auf dem Gespräch werden konkrete BEM-Maßnahmen vereinbart. Diese reichen von ergonomischen Anpassungen über flexible Arbeitszeiten bis zu Fortbildungen. Die Maßnahmen werden schriftlich festgehalten, Verantwortlichkeiten und Fristen definiert.

Schritt 5: Evaluation und Nachverfolgung

Nach einigen Wochen oder Monaten findet ein Folgegespräch statt. Haben die Maßnahmen gewirkt? Ist die Person stabil im Arbeitsprozess integriert? Falls nötig, werden Anpassungen vorgenommen. Der BEM-Prozess endet erst, wenn eine nachhaltige Lösung gefunden ist oder die betroffene Person ausscheidet.

Typische BEM-Maßnahmen: Von Prävention bis Wiedereingliederung

Die Bandbreite der BEM-Maßnahmen ist groß. Welche Lösungen sinnvoll sind, hängt stark von der individuellen Situation ab.

Medizinische und organisatorische Anpassungen

🏥 Gesundheitliche Unterstützung: Anbindung an Betriebsarzt, Übernahme von Reha-Kosten, Gesundheitschecks

📋 Arbeitsorganisatorische Änderungen: Reduzierung von Überstunden, andere Schichtmodelle, Homeoffice-Optionen

⏰ Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Teilzeitlösungen, angepasste Pausenregelungen

🪑 Arbeitsplatzergonomie: Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, bessere Beleuchtung

🔄 Aufgabenumverteilung: Entlastung von körperlich oder psychisch belastenden Tätigkeiten

📚 Weiterbildung: Schulungen für neue, weniger belastende Aufgaben

Diese Aufzählung zeigt: Viele Maßnahmen kosten wenig, bringen aber erhebliche Verbesserungen. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch kostet einen anmaligen Betrag, verhindert aber möglicherweise monatelange Ausfälle wegen Rückenproblemen.

Externe Unterstützung einbinden

In komplexen Fällen lohnt sich die Zusammenarbeit mit externen Stellen. Der Integrationsfachdienst berät kostenfrei bei der Eingliederung schwerbehinderter Menschen. Das Integrationsamt kann finanzielle Zuschüsse für Arbeitsplatzanpassungen gewähren. Auch psychologische Beratungsstellen oder Suchtberatungen können Teil der Lösung sein.

Die Rolle digitaler Tools

Viele BEM-Maßnahmen erfordern präzise Zeiterfassung und Dokumentation. Wer prüfen will, ob flexible Arbeitszeiten helfen, braucht verlässliche Daten über Anwesenheitszeiten und Belastungsspitzen. Moderne Zeiterfassungssysteme wie ZEP ermöglichen eine detaillierte Auswertung von Arbeitsmustern, ohne die Privatsphäre zu verletzen. So lassen sich fundierte Entscheidungen treffen und Maßnahmen objektiv bewerten.

Erfolgreiches BEM-Gespräch führen: Leitfaden für Arbeitgeber

Das BEM-Gespräch ist der Dreh- und Angelpunkt des gesamten Prozesses. Hier entscheidet sich, ob Vertrauen entsteht oder Misstrauen wächst.

Gesprächsvorbereitung

Bereiten Sie sich gründlich vor. Sammeln Sie relevante Informationen (Fehlzeitenhistorie, bisherige Maßnahmen), klären Sie die Rahmenbedingungen und überlegen Sie mögliche Lösungsansätze. Wichtig: Gehen Sie ohne Vorannahmen ins Gespräch. Jeder Fall ist individuell.

Sorgen Sie für eine ruhige, störungsfreie Umgebung. Planen Sie ausreichend Zeit ein (mindestens 60 Minuten). Signalisieren Sie durch Ihre Vorbereitung, dass Sie die Situation ernst nehmen.

Gesprächsphasen im BEM-Verfahren

Phase 1: Begrüßung und Vertrauensaufbau

Schaffen Sie eine offene Atmosphäre. Bedanken Sie sich für die Teilnahme und erklären Sie nochmals Sinn und Ablauf des Gesprächs. Betonen Sie die Vertraulichkeit und dass alle Informationen nur mit Zustimmung weitergegeben werden.

Phase 2: Situationsanalyse

Fragen Sie offen: „Wie geht es Ihnen aktuell mit Ihrer Arbeitssituation?" Hören Sie aktiv zu. Vermeiden Sie medizinische Detailfragen. Fokussieren Sie sich auf arbeitsplatzbezogene Belastungen und Hindernisse. Typische Fragen: „Gibt es Aufgaben, die Ihnen besonders schwerfallen?" oder „Welche Veränderungen würden Ihnen helfen?"

Phase 3: Lösungsfindung

Entwickeln Sie gemeinsam Maßnahmen. Fragen Sie: „Was wäre aus Ihrer Sicht die beste Lösung?" Bringen Sie eigene Ideen ein, ohne sie aufzudrängen. Prüfen Sie Machbarkeit und dokumentieren Sie Vereinbarungen.

Phase 4: Abschluss und Ausblick

Fassen Sie die vereinbarten Schritte zusammen. Klären Sie Verantwortlichkeiten und Fristen. Vereinbaren Sie einen Termin für das Folgegespräch. Bedanken Sie sich für das offene Gespräch.

Sensible Themen richtig ansprechen

Manche Erkrankungen sind mit Scham verbunden: psychische Probleme, Suchterkrankungen oder chronische Leiden. Sprechen Sie diese Themen behutsam, aber direkt an. Formulierungen wie „Ich habe den Eindruck, dass die Belastung groß ist" sind hilfreicher als Vermutungen. Bieten Sie konkrete Unterstützung an: „Wir können gemeinsam nach Beratungsangeboten suchen."

Rechtliche Grundlagen und Dokumentation im BEM-Prozess

Rechtssicherheit ist im BEM unverzichtbar. Fehler können teure Konsequenzen haben, besonders bei späteren Kündigungen.

Pflichten des Arbeitgebers

Arbeitgeber müssen ein BEM anbieten, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind. Das bloße Angebot reicht, um die Pflicht zu erfüllen. Lehnt die betroffene Person ab, muss das schriftlich dokumentiert werden. Bei Nichtangebot des BEM können Kündigungen unwirksam werden. Gerichte prüfen streng, ob alle Möglichkeiten zur Weiterbeschäftigung ausgeschöpft wurden.

Rechte der Arbeitnehmenden

Beschäftigte haben das Recht, das BEM abzulehnen. Sie müssen keine medizinischen Details offenlegen. Die Teilnahme am BEM darf nicht zu Nachteilen führen. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Personen haben zusätzliche Schutzrechte und können die Schwerbehindertenvertretung hinzuziehen.

Datenschutz im Eingliederungsmanagement

BEM-Daten sind hochsensibel und unterliegen strengen Datenschutzregeln. Dokumentiert werden darf nur das Nötigste: Einladung, Zu- oder Absage, vereinbarte Maßnahmen und deren Erfolg. Medizinische Diagnosen gehören nicht in die Akte! Alle Daten müssen getrennt von der Personalakte aufbewahrt werden. Zugriff haben nur direkt beteiligte Personen.

Dokumentationspflichten

Die folgende Tabelle zeigt, welche Dokumente im BEM-Prozess erstellt und wie lange sie aufbewahrt werden sollten:

Diese Dokumentation schützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende. Im Streitfall können beide Seiten nachweisen, dass der Prozess korrekt ablief.

Risiken bei Nichteinhaltung

Wird kein BEM angeboten, obwohl die Voraussetzungen vorliegen, kann eine spätere krankheitsbedingte Kündigung unwirksam sein. Gerichte argumentieren: Ohne BEM-Versuch ist nicht klar, ob die Weiterbeschäftigung wirklich unmöglich war. Das kann hohe Nachzahlungen und Weiterbeschäftigungsansprüche zur Folge haben. Zudem drohen Schadenersatzforderungen.

Best Practices aus der Praxis

Theoretisches Wissen ist wichtig, aber erst die praktische Umsetzung zeigt, ob ein BEM-Prozess funktioniert.

Beispiel: Erfolgreiche BEM-Wiedereingliederung in der IT-Branche

Ein mittelständisches Softwareunternehmen hatte einen Senior-Entwickler, der nach einem Burnout fünf Monate ausgefallen war. Das BEM-Gespräch deckte auf: Permanente Erreichbarkeit, unrealistische Deadlines und fehlende Pausen waren die Hauptursachen.

Die vereinbarten Maßnahmen: Reduzierung auf 30 Wochenstunden für sechs Monate, klare Kernarbeitszeiten ohne Abendemails, regelmäßige Reflexionsgespräche mit der Führungskraft und eine externe Coaching-Reihe zur Stressbewältigung. Nach einem Jahr arbeitete der Entwickler wieder in Vollzeit. Die Krankheitstage sanken von 60 auf unter 5 pro Jahr. Das Unternehmen behielt wertvolles Know-how, der Mitarbeitende fand eine nachhaltige Balance.

Rolle digitaler HR-Software im BEM-Prozess

Viele Unternehmen unterschätzen, wie sehr Software den BEM-Prozess unterstützen kann. Automatisierte Fehlzeitenerfassung identifiziert BEM-Fälle rechtzeitig. Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass Folgegespräche nicht vergessen werden. Sichere Dokumentation in separaten, zugriffsgeschützten Bereichen gewährleistet Datenschutz.

ZEP bietet HR-Abteilungen die Möglichkeit, BEM-Prozesse strukturiert abzubilden: von der automatischen Erkennung relevanter Fehlzeiten über die sichere Dokumentation bis zur Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen. So bleibt der Prozess transparent, nachvollziehbar und rechtssicher.

Wie Unternehmen durch BEM Kosten senken

Die Kosten einer langfristigen Erkrankung sind enorm. Direkte Kosten (Lohnfortzahlung, Vertretung) summieren sich schnell auf 20.000 bis 40.000 Euro pro Fall. Indirekte Kosten (Wissensverlust, Teambelastung, Rekrutierung) kommen hinzu. Ein professionelles BEM kostet im Durchschnitt 2.000 bis 5.000 Euro pro Fall (Personalaufwand, externe Beratung, Anpassungen).

Die Kosten-Nutzen-Relation ist eindeutig:

Unternehmen, die BEM konsequent umsetzen, sparen im Schnitt das Fünf- bis Zehnfache der investierten Summe. Gleichzeitig steigen Mitarbeitendenzufriedenheit und Arbeitgeberimage.

Erfolgsfaktoren für nachhaltiges Eingliederungsmanagement

Was unterscheidet erfolgreiche von gescheiterten BEM-Prozessen? Drei Faktoren stechen heraus:

1. ‍Führungskultur: BEM funktioniert nur, wenn Führungskräfte es ernst nehmen und als Chance begreifen. Schulungen für Vorgesetzte sind Pflicht.‍
2. Systematik: Klare Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten und konsequente Dokumentation verhindern, dass Fälle durchs Raster fallen.‍
3. Vertrauenskultur: Wer Angst vor dem BEM hat, lehnt ab. Offene Kommunikation und echte Unterstützung schaffen Akzeptanz.

Fazit

Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist weit mehr als eine gesetzliche Verpflichtung. Es ist ein wirksames Instrument, um Fehlzeiten zu reduzieren, Fachkräfte zu halten und eine gesundheitsfördernde Unternehmenskultur zu etablieren. Ein professionell durchgeführtes BEM-Verfahren zeigt Wertschätzung, schafft Vertrauen und zahlt sich wirtschaftlich aus.

Der Erfolg hängt davon ab, wie empathisch und strukturiert Unternehmen vorgehen. Wer das BEM-Gespräch als echten Dialog führt, individuell passende BEM-Maßnahmen entwickelt und den Prozess rechtssicher dokumentiert, gewinnt auf allen Ebenen. Moderne HR-Software unterstützt dabei, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

Für HR-Abteilungen lohnt es sich, den eigenen BEM-Prozess kritisch zu prüfen: Sind alle Schritte klar definiert? Werden Führungskräfte geschult? Gibt es digitale Unterstützung für Dokumentation und Nachverfolgung? Wer hier investiert, baut nicht nur ein rechtssicheres System auf, sondern stärkt das Fundament für ein gesundes, leistungsfähiges Unternehmen.