A day from A to ZEP - Accompany our Conny

Sie interessieren sich für cloudbasierte Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung, haben aber keine Vorstellung davon, wie solch ein System im täglich „Doing“ eingesetzt werden kann? Dann nehmen wir Sie heute mit in die Welt von ZEP Professional. Mit unserer Lösung digitalisieren Sie Ihre Prozesse, damit Sie und Ihr Team stets optimal in der Zeit liegen. Erleben Sie mit Conny einen Tag von „A bis ZEP“ in ihrer Unternehmensberatung mit aktuell 81 Kollegen – Conny steht stellvertretend für alle, die ZEP in einem mittelgroßen oder auch größeren Unternehmen nutzen und damit das komplette Projektgeschäft digitalisieren möchten.

Typical Monday? Not with ZEP!

Neue Woche, neues Glück. Für Conny startet der Montag gegen 08:30 Uhr mit der Ankunft in ihrem Münchener Büro. Und weil Conny es heute Morgen etwas eilig hatte – typisch Montag eben – hat sie ihren RFID-Chip leider zuhause liegenlassen. Normalerweise stempelt sie sich damit immer am ZEP Terminal am Eingang des Büros ein, heute erledigt sie dies mit der App.

Noch schnell einen Kaffee in der Küche geholt, schon ruft der ZEP-Terminkalender Conny in ihre erste Telefonkonferenz für diese Woche. Das Telefonat dauert etwas länger als geplant, weil der Kunde einige Probleme mit Projekt A hat. Conny kommt dabei nicht ins Schwitzen, weil sie für die Problemstellungen ihres Kunden ganz bequem ein Ticket in ZEP anlegen und den entsprechenden Projektmitarbeitern direkt zuweisen kann. Conny freut sich, dass sie sich für das Zusatzmodul entschieden hat, denn so kann sie ihre Projekte in Einzelaufgaben unterteilen, diese den entsprechenden Mitarbeitern zuordnen und so ihren eigenen Workflow optimieren. Die erbrachte Projektzeit am Telefon erfasst Conny direkt über den Termin im Kalender.

Beim Blick auf die Uhr merkt Conny, dass sie sich langsam auf den Weg nach Nürnberg machen muss. Dort hat sie mit einem Kunden einen Termin vereinbart, ob des erfolgreichen Abschlusses des gemeinsamen Projektes B. Die Fahrt erledigt Conny mit ihrem Privatauto. Aber es steht nicht nur der Termin am Standort des Kunden an, sondern auch noch ein großes Mittagessen zur Feier des Tages.

Well planned is half won

Nachdem sie das erfolgreiche Projekt B mit ihrem Kunden ausgiebig gefeiert hat, macht sich Conny gegen 15 Uhr auf den Rückweg nach München. Den Bewirtungsbeleg und das km-Geld erfasst Sie mit dem Travel expenses module bei Ankunft in München noch vom Firmenparkplatz aus per App. Zurück an ihrem Schreibtisch kann Conny, dank der direkten Zuordnung zum entsprechenden Projekt, auf Knopfdruck die Rechnung für Projekt B in ZEP erstellen. Und weil Conny ihr Briefpapier im System hinterlegt hat, schickt sie ihrem Kunden die Rechnung bequem per Mail als pdf-Dokument. Häkchen dran und weiter geht’s.

Unsere Conny hat nicht nur Verantwortung für Ihre Kunden, sondern auch für ihre Mitarbeiter. Gegen späten Nachmittag setzt sich Conny an die Resource planning für die restliche Woche: Sie plant die Auslastung der Mitarbeiter mittels Arbeitspakete, genehmigt Urlaubsanträge und verschickt ein weiteres Projektangebot, das zwischenzeitlich per Mail eingetroffen ist. Ganz schön viel auf einmal, aber Conny nutzt ja zum Glück ZEP Professional. Hier hat sie das gesamte Projektmanagement im Griff und navigiert innerhalb des Programms mit wenigen Klicks.

Digitisation made easy

Jaba daba du – Um 18:15 Uhr freut sich Conny auf ihren wohlverdienten Feierabend. Dass unsere Conny manchmal etwas vergesslich ist, haben wir heute Morgen bereits festgestellt und so verpasst es Conny, sich am Abend auszustempeln. Auf dem Heimweg bekommt Conny einen Kundenanruf. Bei Projekt C muss noch ein Meilenstein hinzugefügt werden, der vorher noch nicht feststand. Conny notiert alles Nötige und erfasst das Telefonat von 15 Minuten mittels App und weist die Zeit in ZEP Projekt C zu.

Nachdem Conny endlich zuhause angekommen ist, bekommt sie eine Mail. ZEP meldet sich „Ihre Zeiterfassung ist nicht vollständig und Sie wurden automatisch abgemeldet.“ Conny fällt es wie Schuppen von den Augen: Sie hat vergessen, sich beim Verlassen des Büros auszustempeln und Sie hat auch noch nicht alle Projektzeiten für heute erfasst. Also holt sie die Projektzeiterfassung noch schnell per App nach, bevor um 21 Uhr den Kunden der Projekte A und C automatisch Connys Zeitnachweise per Mail zugeschickt werden, um über den aktuellen Projektstand zu informieren. Für heute hat Conny alles erledigt und mit ZEP Professional konnte sie sämtliche Prozesse einfacher, effizienter und komplett digital erfassen. Mittlerweile setzt Conny ZEP Professional seit einigen Monaten ein. In der Findungsphase hat sie ZEP für 30 Tage unverbindlich und kostenfrei getestetIf she has any questions, she can always get professional help from our Support team erhalten und sich letztlich für ZEP Professional with some Additional modules decided. This way, Conny only pays for what she really uses and needs. With this in mind: Good night, Conny!

Do you also want to digitalise your project management, speed up processes and make your project time recording more efficient? Do it like Conny: start using zepen. Test it now for 30 days without obligation!