Die Ausgangslage bei GRANIT
Die GRANIT Projektmanagement und Unternehmensberatung GmbH ist eine Prozess- und Ausführungsberatung mit Sitz in Berlin. GRANIT übernimmt Projekte beim Kunden operativ, trainiert die Mannschaft und verankert ein Projektmanagementsystem: von der Due Diligence über Training und operatives Projektmanagement bis zum Project Management Office.
Das Selbstverständnis dahinter bringt GRANIT auf eine einfache Formel: die drei Ps. People, also die richtigen Menschen, Prozesse, also wer macht was bis wann und schließlich die Projects, die damit erfolgreich werden.
Genau dieser Anspruch macht die eigene Steuerung zum Prüfstein. Projektmanagement, wie es jeder kennt, sei vor ZEP eine Sache des Bauchgefühls gewesen, beschreibt GRANIT die Ausgangslage und genau das wollte eine Beratung, die ihren Kunden Transparenz und Planbarkeit verkauft, intern nicht. Der Anspruch stattdessen: den gesamten Lebenszyklus eines Projektes von Anfang bis Ende durchplanen und dahinter Stück für Stück kleine Business Cases bauen, die jeder für sich aufgehen.
Die Herausforderungen
Vor ZEP lief die Projektzeiterfassung bei GRANIT über Excel, mit einer Kette, die an drei Stellen manuell war und an deren Ende die Rechnungsstellung hing:
- Dreistufige Handarbeit bis zur Rechnung: Stunden in Excel dokumentieren, daraus händisch oder per Tabellenautomatisierung die abrechenbaren Kosten kalkulieren, darauf basierend die Rechnung schreiben. Jeder Schritt manuell, jeder Schritt fehleranfällig.
- Kostenstrukturen ohne verlässliche Zuordnung: Allen Lieferanten und Arbeitspaketen eine Kostenstruktur zuzuordnen kostete drei Tage und führte trotzdem nur zu halber Sicherheit.
- Zwei sehr unterschiedliche Projektwelten: Sechs bis sieben parallele Kundenprojekte im eigenen Geschäft auf der einen Seite und beim Agenturkunden 15 bis 20 Projekte pro Projektmanager, in Summe rund 50 gleichzeitig laufende Kleinprojekte auf der anderen.
- Projektmanagement als Bauchgefühl: Genau das, was eine Beratung, die Planbarkeit verkauft, intern nicht gebrauchen kann.
Der Weg zu ZEP
Der Auslöser war keine lange Marktanalyse, sondern eine Empfehlung aus dem eigenen Netzwerk: Ein Unternehmen, mit dem GRANIT kooperiert, nutzt ZEP und hat es weiterempfohlen. Die Entscheidung fiel danach schnell, ohne ausgedehnten Anbietervergleich.
Heute nutzen bei GRANIT alle Mitarbeitenden ZEP. Darüber hinaus hat GRANIT ZEP bei den eigenen Kunden mit eingeführt. Dort erfassen die eingesetzten Projektmanager und Freelancer ihre Stunden, damit alle Beteiligten eine gemeinsame Übersicht haben.
Der Alltag mit ZEP heute
Endkundenverträge mit Restvolumen auf einen Blick
Den deutlichsten Unterschied macht ZEP bei GRANIT im Vertragsmanagement. Jeder Verantwortliche sieht jederzeit, wo ein Vertrag steht und wann der Kunde angesprochen werden muss.
„Den größten Unterschied macht ZEP bei uns im Management der Endkundenverträge. Jeder weiß permanent, wie viele Reststunden er noch auf seinem Vertrag hat und ab wann er mit dem Kunden in Kontakt treten muss, um beispielsweise eine neue Beauftragung oder einen neuen Einzelvertrag schließen zu können. Ich habe das alles auf einen Blick mit einem Klick."
Markus Hanschke, Geschäftsführender Gesellschafter, GRANIT Projektmanagement und Unternehmensberatung GmbH
Monatsabschluss in Minuten statt Tagen
Die größte Zeitersparnis liegt dort, wo früher Kostenstrukturen manuell zugeordnet wurden. Was mehrere Tage band und am Ende nur halbe Sicherheit brachte, ist heute eine Routine von einer halben Stunde.
„Der wesentliche Vorteil ist die Zeitersparnis. Früher habe ich drei Tage gebraucht, um allen Lieferanten, allen Arbeitspaketen eine Kostenstruktur zuzuordnen und war mir auch nur halb sicher. […] Mit ZEP brauche ich dreißig Minuten am Ende des Monats, ziehe alles per Drag-and-drop in den Bot rein und bin fertig."
Tim Kantaut, Geschäftsführender Gesellschafter, GRANIT Projektmanagement und Unternehmensberatung GmbH
Für die Account Leads hat sich damit der ganze Monatsabschluss verändert: Ein Call, in dem die Stundenbuchung eingefordert wird, danach wenige Klicks bis zur versendeten Rechnung, inklusive Rückmeldung, ob bezahlt wurde.
Der KI-Assistent als Abkürzung durch die Routine
Mit dem KI-Assistenten von ZEP verschiebt sich die Arbeit noch einmal: Unterschriebene Leistungsnachweise werden hochgeladen, die Buchung wird vorgeschlagen statt eingetippt.
„Der KI-Assistent von ZEP ist eine wesentliche Verbesserung aus unserer Perspektive als Nutzer. Beispielsweise lassen sich unterschriebene Leistungsnachweise von unseren Kunden direkt hochladen und der ZEP Assistant schlägt einem die komplette Stundenbuchung für die komplette Arbeitswoche oder den gesamten Monat vor."
Markus Hanschke
Der zweite Hebel liegt in der Auswertung. Komplexe, kundenspezifische Fragestellungen, für die es früher keine passende Filtermöglichkeit gab und die man sich nur sehr aufwendig hätte herbeiführen können, lassen sich heute direkt stellen, schnell und ohne nennenswerten Zeitaufwand.
Spürbar wird das auch beim internen Support. Fragen zur Zeiterfassung landen nicht mehr per Chat bei dem Kollegen, der das Tool betreut, sondern direkt beim KI-Assistenten. Das setzt an genau der Stelle Kapazität frei, an der sie vorher gebunden war.
Ein wöchentlicher Report für das gesamte Team
Einmal pro Woche erstellt der intern für ZEP verantwortliche Kollege einen Report: gebuchte Stunden, erzielter Umsatz, erwarteter Umsatz. Gelesen wird er nicht nur von der Geschäftsführung, sondern vom gesamten Team. In einer holokratischen Organisation ohne klassische Führungsebene ist das keine Formalie, sondern Voraussetzung: Steuerungsinformationen liegen offen und nicht nur an oberster Stelle.
Sichtbar wird darin auf einen Blick, wer welche Stunden auf welches Projekt gebucht hat, woher der Umsatz kommt und welcher noch kommt, wo Fehlzeiten eingeplant sind und vor allem, wo Projektzeiten gebucht, aber noch nicht abgerechnet wurden.
Engpässe verhindern statt verwalten
In der Ressourcenplanung hinterlegt jeder, wann er zu welchem Anteil verfügbar ist. Daraus wird aus einer Planungsfrage eine Vorwarnung: Steht eine Kollegin im November drei Wochen auf null Prozent, ist der Engpass drei Monate vorher sichtbar. Früh genug, um Ersatz einzuplanen, statt im November zu reagieren.
Angebunden an DATEV und Microsoft 365
Rechnungen und Zahlungen fließen automatisch nach DATEV. Für GRANIT die wichtigste Schnittstelle, weil sich damit die Kette von der gebuchten Stunde bis zur Buchhaltung schließt. Ohne diesen automatischen Fluss müssten Rechnungsdaten erneut erfasst werden: Doppelarbeit und die klassische Fehlerquelle. Über die Microsoft-365-Anbindung ist zusätzlich der Outlook-Kalender eingebunden: Termine lassen sich direkt als Stunden buchen.
Vom Anwender zum Reseller-Partner
Der vielleicht deutlichste Vertrauensbeweis ist, dass GRANIT ZEP heute nicht nur nutzt, sondern weitergibt. Ausgangspunkt war eine Beobachtung aus den eigenen Projekten: Während intern Struktur entstand, blieb beim Kunden die Kostenseite intransparent.
„Wir sind recht früh von reinen Kunden zu Reseller-Partnern geworden. Als bei uns ZEP gut lief, haben wir gemerkt: Beim Kunden ist ja immer noch Chaos. Klar, wir verbessern das Projektmanagement, aber die dahinterliegenden Kostenstrukturen will ich ihnen auch so transparent geben. Also haben wir empfohlen, was wir selbst den ganzen Tag machen."
Tim Kantaut
Das typische Ergebnis, das GRANIT bei diesen Kunden beobachtet, ist immer dasselbe: Die Geschäftsführer bekommen zum ersten Mal einen Gesamtüberblick über ihr Unternehmen.
Die Zusammenarbeit mit ZEP
Was GRANIT an der Partnerschaft hervorhebt, sind absolute Zuverlässigkeit und ein sehr schneller Kundensupport. Eine Zusammenarbeit, die sich durchweg professionell anfühlt.
Das Ergebnis für GRANIT
- Von drei Tagen auf dreißig Minuten: Die monatliche Zuordnung von Lieferanten, Arbeitspaketen und Kostenstruktur läuft heute per Drag-and-drop.
- Vertragscontrolling in Echtzeit: Reststunden je Endkundenvertrag sind jederzeit sichtbar, Nachbeauftragungen werden angestoßen, bevor das Volumen ausläuft.
- Reporting als gemeinsame Grundlage: Ein wöchentlicher Report mit gebuchten Stunden, erzieltem und erwartetem Umsatz für das gesamte Team, nicht nur für die Geschäftsführung.
- Nachweisfähigkeit bis auf Vorgangsebene: Jede Stunde ist auf Kunde, Projekt und Vorgang gebucht, mit Leistungsbeschreibung und Bemerkung. Für eine Beratung, die Transparenz als Leistungsversprechen verkauft, kein Nebenaspekt.
- Planbarkeit in zwei Projektwelten: Von sechs bis sieben parallelen Kundenprojekten im eigenen Geschäft bis zu rund 50 kleinen Einzelprojekten beim Agenturkunden.
- Vom Kunden zum Partner: GRANIT ist ZEP-Reseller-Partner und führt die Lösung bei den eigenen Kunden ein.
Über GRANIT
Die GRANIT Projektmanagement und Unternehmensberatung GmbH ist eine Prozess- und Ausführungsberatung mit Sitz in Berlin und rund zwölf Beratern. GRANIT übernimmt Projekte beim Kunden operativ, trainiert die Teams und verankert ein Projektmanagementsystem: in vier Stufen von der Due Diligence über Training und operatives Projektmanagement bis zum Project Management Office. Grundlage ist das GRANIT | Board. Das Unternehmen ist holokratisch organisiert und arbeitet unter anderem für Maschinen- und Anlagenbau, Automobil, Energie, Defence, den öffentlichen Sektor, IT und Cybersecurity, Baugewerbe, Agenturen und Finanzdienstleister.
