Work time tracking

Inaccurate time recording - modern software solutions provide a remedy

Inaccurately recorded working hours can lead to unfair pay, compliance risks and inefficient workflows, so it pays to rely on modern software solutions - for accurate time recording, effective project management and improved transparency.

Inaccurate time recording - modern software solutions provide a remedy

Eine ungenaue Zeiterfassung kann zu Problemen wie ungerechter Bezahlung und Compliance-Risiken führen, weshalb moderne Softwarelösungen wie ZEP empfehlenswert sind, um diese Probleme zu vermeiden. Die korrekte Erfassung der Arbeitszeit ist in Deutschland von großer Bedeutung, um sowohl die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen als auch den betrieblichen Ablauf zu optimieren. Doch was passiert, wenn die Arbeitszeit nur unzureichend oder gar nicht erfasst wird? In diesem Blogbeitrag werden wir auf die Folgen ungenauer Arbeitszeiterfassung in Deutschland eingehen und erläutern warum es sich lohnt, auf moderne Softwarelösungen – wie ZEP – zu setzen.

Significance & risks of inaccurate time recording

Beim Thema Zeiterfassung denken viele an die gute alte Stechuhr aus vergangenen Zeiten zurück – und damit auch an ein eher lästiges Übel mit erhöhtem zeitlichen Aufwand durch das Pflegen manueller Listen. Spätestens mit dem Draft bill of the BMAS and the BAG ruling from September 2022 sollten sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber aber wieder mit dem Thema auseinandersetzen. Denn: Die Auswirkungen ungenauer oder gar fehlender Zeiterfassung können beträchtlich sein und negative Folgen nach sich ziehen. Eine ungenaue Zeiterfassung kann beispielsweise zu ungerechter Bezahlung und Lohnverlusten führen, da Arbeitnehmer unbezahlte Überstunden leisten oder ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit nicht vollständig vergütet wird. Dies führt zu Frustration und Unzufriedenheit unter Ihren Mitarbeitern und kann das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erheblich beeinträchtigen. Zusätzlich erschwert Ihnen eine ungenaue Zeiterfassung die Ressourcenplanung für anstehende Projekte. Der tatsächliche Arbeitsaufwand lässt sich nur noch schwer ermitteln, sodass es häufiger zu (personellen) Engpässen kommt und wichtige Terminfristen nicht eingehalten werden können.

Another problem is compliance risks. As an employer, since the „Stechuhr“-Urteil des BAG dazu verpflichtet, genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter zu führen – für Unternehmen ab 10 Mitarbeitern habe dies lt. Draft bill of the BMAS in elektronischer Form zu geschehen. Wer gegen diese Vorgaben verstößt, muss u.a. mit einer Geldbuße von bis zu EUR 30.000 rechnen. Neben der rechtlichen Komponente kann eine ungenaue Zeiterfassung zu geringer Produktivität und sinkender Effizienz in Ihrem Unternehmen führen. Eine korrekte Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen hingegen, Engpässe oder ineffiziente Arbeitsabläufe zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, bevor Probleme entstehen. Wichtig: Die genaue Erfassung und Abrechnung von Arbeitsstunden ist für die Rentabilität und finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, um einem eventuellen Umsatzverlust durch nicht erfasste fakturierbare Stunden vorzubeugen!

Wie können Sie nun gegensteuern? Ganz einfach: Setzen Sie auf moderne Softwarelösungen. Diese unterstützen Sie dabei, die Genauigkeit und Transparenz Ihrer Arbeitszeiterfassung zu verbessern.

Tipp 💡

Auch wenn es lästig erscheint, informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Bedeutung und Notwendigkeit genauer Zeiterfassung. Kommunizieren Sie von Beginn an transparent, dass Zeiterfassung kein Kontrollinstrument von Seiten des Arbeitgebers ist, sondern – besonders in Sachen Arbeitsschutz – einen wertvollen Beitrag zum täglichen Workflow leistet.

Effektive Zeiterfassung mit ZEP – Vorteile moderner Softwarelösungen

In der heutigen Geschäftswelt – und aufgrund neuer rechtlicher Regelungen – sind präzise und effiziente Zeitmanagement-Tools von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es um die Erfassung der täglichen Arbeitszeit geht. Dies wurde in Ihrem Unternehmen bisher manuell oder in unzähligen Excel-Listen erledigt? Dann haben Sie sicher auch festgestellt, dass diese Methoden häufig fehleranfällig, zeitaufwendig und intransparent sind. Wie wäre es, wenn Sie Ihre komplette Zeiterfassung und bei Bedarf auch Ihr Projektmanagement mit nur einem einzigen Tool erledigen könnten? Unsere Softwarelösung ZEP unterstützt Sie dabei, Ihre Projekte effektiv zu verwalten, Arbeitszeiten (projektbezogen) zu erfassen und diese Zeiten in Echtzeit zu aktualisieren. Dies reduziert menschliche Fehler und minimiert Unklarheiten bei der Zuordnung von Arbeitszeiten zu bestimmten Projekten. Eine präzise Erfassung der Projektzeiten ermöglicht es Ihrem Unternehmen, genaue Kostenkalkulationen durchzuführen, die Rentabilität der Projekte zu überwachen und fundierte Entscheidungen auf Grundlage verlässlicher Daten zu treffen.

Cloudbasierte Softwarelösungen unterstützen Sie dabei, den Prozess der Zeiterfassung möglichst zu automatisieren, sodass dieser schon bald zur täglichen Arbeitsroutine gehört. Mit ZEP erfasst ihr Team beispielsweise seine Zeiten ganz bequem per Web, App oder at the ZEP terminal. Die dort erfassten Daten werden automatisch in die Software übertragen bzw. synchronisiert – ganz ohne lästigen Papierkram. Die Folge: Effizienzsteigerung! Sie können Ihre Ressourcen besser nutzen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Zusätzlich bietet Ihnen ZEP eine hohe Transparenz und lückenlose Dokumentation aller (projektbezogenen) Arbeitszeiten – zum Vorteil für Ihre Mitarbeiter, aber auch für die Abrechnung mit Ihren Kunden.

Mit unserer Softwarelösung haben Sie nicht nur eine digital time clock an der Hand, sondern erhalten stets detaillierte Einblicke in die Arbeitszeiten, Kosten und Ressourcenauslastung. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, die Rentabilität von Projekten zu bewerten, Engpässe zu identifizieren und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Sie arbeiten bereits mit einer bestehenden IT-Infrastruktur? Kein Problem! ZEP lässt sich nahtlos mit anderen Tools und Systemen – wie SOAP, HubSpot, Personio uvm. – integrieren, was einen reibungslosen Datenaustausch ermöglicht und die Projektverwaltung und -planung erleichtert.

Verabschieden Sie sich von manuellen Stundenzetteln und zeitaufwändigen Tabellenkalkulationen für Ihre (Projekt-)Zeiterfassung. Nehmen Sie heute die Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens in Angriff. ZEP können Sie ganz simply test for 30 days without obligation. And if you are ever at a loss, we will answer your questions. our support team gladly answer all your questions.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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