HR WORKS Integration für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Mitarbeiterdaten automatisch synchronisiert – zwischen ZEP und HR WORKS. HR WORKS bleibt führendes System für Personaldaten, ZEP übernimmt die präzise Projektzeiterfassung. Schluss mit manuellen Abgleichen und doppelter Datenpflege.
Über 3.000 Unternehmen vertrauen auf ZEP
Vorteile der HR WORKS Integration
Von der Personalverwaltung zur Projektzeiterfassung – vollautomatisch und ohne Datenverlust.
Mitarbeiterstammdaten automatisch synchronisieren
- Namen, E-Mail-Adressen, Adressen, Kostenstellen und mehr fließen automatisch von HR WORKS nach ZEP
- Neue Mitarbeiter in HR WORKS werden automatisch in ZEP angelegt – ohne manuelle Einrichtung
- HR WORKS bleibt das führende System – Änderungen dort wirken sich direkt in ZEP aus
Projektzeiten zentral in HR WORKS verfügbar machen
- In ZEP erfasste Arbeitszeiten werden automatisch nach HR WORKS übertragen
- Keine doppelte Erfassung – Stunden sind in beiden Systemen konsistent und aktuell
- Buchungen aus ZEP werden in HR WORKS klar als solche gekennzeichnet
Abwesenheiten zuverlässig abgleichen
- Fehlzeiten und Abwesenheiten werden zwischen ZEP und HR WORKS synchronisiert
- Feiertagskalender und Fehlgründe werden systemübergreifend berücksichtigt
- Manuelle Eingaben und Übertragungsfehler werden auf ein Minimum reduziert
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So konfigurieren Sie die HR WORKS Schnittstelle
HR WORKS mit ZEP verbinden
Die Einrichtung ist in wenigen Schritten erledigt. Sie benötigen dafür API-Zugangsdaten aus HR WORKS – bestehend aus Access Key ID und Secret Access Key. Diese erstellen Sie in HR WORKS unter Administrator > Grundlagen > HRworks API (erfordert die Rolle API-Administrator).
Die Zugangsdaten tragen Sie anschließend in ZEP unter Administration > Schnittstellen > HR WORKS ein. Zum Schluss legen Sie unter Administration > System > Tasks eine neue HR WORKS-Task an – ab dann läuft die Synchronisation automatisch.
FAQ
Häufig gestellte Fragen und Antworten zur ZEP HR WORKS Integration.
Für wen eignet sich die HR WORKS-Integration mit ZEP?
Die Integration eignet sich für Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen, die HR WORKS für die Personalverwaltung und ZEP für die Projektzeiterfassung nutzen. Sie profitieren vor allem Teams, die Mitarbeiterdaten zentral in HR WORKS pflegen, Projektzeiten präzise erfassen und den manuellen Abgleich zwischen HR und Zeiterfassung vollständig eliminieren möchten.
Was muss ich bei der Einrichtung der HR WORKS-Schnittstelle beachten?
Für eine reibungslose Synchronisation sollten Sie vor der Einrichtung sicherstellen, dass Feiertagskalender in ZEP angelegt sind, Fehlgründe in HR WORKS dieselbe Bezeichnung tragen wie die Kurzformen in ZEP, und das Startdatum für das HR WORKS-Modul sowie das Modul Abwesenheiten & Überstunden korrekt gesetzt ist. Die API-Zugangsdaten erstellen Sie in HR WORKS unter Administrator > Grundlagen > HRworks API.
Funktioniert die HR WORKS-Synchronisation in beide Richtungen?
Nur teilweise. Mitarbeiterstammdaten fließen ausschließlich von HR WORKS nach ZEP – HR WORKS ist hier das führende System. Projektzeiten werden umgekehrt nur von ZEP nach HR WORKS übertragen. Änderungen in HR WORKS wirken sich nicht auf erfasste Zeiten in ZEP aus. Diese klare Richtungstrennung stellt sicher, dass beide Systeme konsistent bleiben.
Werden neue Mitarbeiter aus HR WORKS automatisch in ZEP angelegt?
Ja. Ist der Benutzerimport aktiviert, erkennt ZEP neue Mitarbeiter in HR WORKS und legt diese automatisch an – inklusive aller synchronisierten Stammdaten. Neu importierte Benutzer erhalten zunächst eingeschränkte Benutzerrechte und müssen anschließend in ZEP mit den gewünschten Berechtigungen ausgestattet werden.
Welche Daten werden zwischen HR WORKS und ZEP synchronisiert?
Die Integration überträgt Mitarbeiterstammdaten wie Name, E-Mail, Adresse, Kostenstelle, Geburtsdatum und Profilbild automatisch von HR WORKS nach ZEP. In die andere Richtung überträgt ZEP erfasste Projektzeiten nach HR WORKS. Abwesenheiten und Fehlzeiten werden ebenfalls zwischen beiden Systemen abgeglichen, sofern Feiertagskalender und Fehlgründe korrekt konfiguriert sind.
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