Project time tracking

Digitalisation in project controlling - from paperwork to time saving

Even small steps can drive digitalisation in terms of time recording and project controlling in your company. The result: process optimisation, engaged employees & project success.
Digitalisation in project controlling - from paperwork to time saving
In der heutigen digitalen Ära ist es für Unternehmen unerlässlich, mit den technologischen Fortschritten mitzuhalten. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet viele Vorteile, insbesondere in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling. Die Umstellung auf digitale Lösungen kann jedoch zu Herausforderungen führen. Wie also starten? Im Folgenden möchten wir Ihnen die Strategie der kleinen Schritte erläutern und wie diese Ihnen dabei helfen kann, eine erfolgreiche Digitalisierung in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

The status quo

Welche Methoden nutzen Sie zur Zeiterfassung und zum Projekt-Controlling? Wenn Sie noch auf manuelle Techniken, wie veraltete Softwarelösungen, papierbasierte Systeme oder Tabellenkalkulation, setzen, sind Sie damit in guter Gesellschaft. Viele Unternehmen setzen auch 2023 auf fehleranfällige, ineffiziente und aufwändige Ansätze. Dabei besteht ein erhöhtes Risiko von Datenverlusten, Inkonsistenzen und mangelnder Genauigkeit, was zu einer unzureichenden Projektplanung, Schwierigkeiten bei der Budgetierung und einem ineffektiven Ressourcenmanagement führen kann.

Die Umstellung auf digitale Lösungen verspricht hingegen eine Verbesserung dieser Prozesse. Wie genau? Die Schlüsselelemente sind ganz klar: Automatisierung, Echtzeitdaten, verbesserte Transparenz und die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage verlässlicher Informationen zu treffen. Trotz der offensichtlichen Vorteile zögern viele Unternehmen jedoch, den Schritt in Richtung Digitalisierung zu wagen – entweder aufgrund von Unsicherheiten, hohen Kosten oder einer mangelnden Strategie, die den Übergang reibungslos gestaltet. Hier kommt die Strategie der kleinen Schritte ins Spiel.

Digitisation step by step

Selbst in kleinen Schritten kann Ihnen die Digitalisierung von Zeiterfassung und Projekt-Controlling viele Vorteile bieten. Um Unternehmen bei diesem Transformationsprozess zu unterstützen und potenzielle Risiken zu minimieren, bietet sich die bewährte Strategie der kleinen Schritte an. Was bedeutet das genau? Anstatt eine umfassende Umstellung auf digitale Lösungen auf einmal anzustreben, konzentrieren sich Unternehmen auf einen schrittweisen Ansatz, der es ihnen ermöglicht, den Übergang zur Digitalisierung effektiv zu bewältigen. Durch die schrittweise Einführung von digitalen Lösungen können Sie Ihre bestehenden Prozesse bewerten, klare Ziele setzen, priorisieren, die richtigen Tools auswählen und Ihre Mitarbeiter richtig schulen. Dieser Ansatz fördert die Akzeptanz der Veränderung, ermöglicht es Ihnen, schnell positive Ergebnisse zu erzielen und schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling. Also: Verpassen Sie nicht den Anschluss!

And these steps are what it's all about:

Evaluation of the current processes

Beginnen Sie damit, Ihre vorhandenen Zeiterfassungs- und Projekt-Controlling-Prozesse zu bewerten. Wo gibt es Schwachstellen? Sind eventuell Engpässe vorhanden, die durch die Digitalisierung verbessert werden könnten? Tipp: Setzen Sie sich konkrete – aber realistische – Ziele, die Sie mit dem digitalen Wandel erreichen möchten. Ein kleines Beispiel: Wie handhaben Sie aktuell Genehmigungsprozesse, beispielsweise von Urlauben, in Ihrem Unternehmen? Wahrscheinlich füllen Ihre Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge per Hand aus, geben Sie an die HR-Abteilung weiter und diese vermerkt die beantragten Zeiten manuell in Ihrem aktuellen System. Das Problem: Oftmals verschwinden Urlaubszettel. Die Lösung: Nutzen Sie die Automatisierungsmöglichkeiten einer Softwarelösung. Kleiner Schritt, große Wirkung!

Prioritisation of the areas

Welche Bereiche würden in Ihrem Unternehmen am meisten von der Digitalisierung profitieren? Fokussieren Sie sich auf die Bereiche, die einen hohen ROI (Return on Investment) bieten und gleichzeitig relativ einfach umzusetzen sind. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell positive Ergebnisse zu erzielen und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu fördern. So können Ihre Projekt-Controller mehrere Projekte in kürzerer Zeit im Überblick behalten, denn die Nachfrage in Meetings über alle notwendigen Informationen werden per Mausklick direkt im System erfragt. Subjektivität zum aktuellen Stand der Projekte werden durch objektive Übersichten und Berichte einfach abgelöst.

Auswahl der richtigen Lösung

Research digital tools for time tracking and project controlling that meet your requirements. Look out for user-friendly interfaces, scalability and Integration options with your existing IT infrastructure. Und bei Fragen? Berücksichtigen auch den Customer support und die zukünftige Entwicklung der Softwarelösung.

Schulung & Unterstützung Ihrer Mitarbeiter

Die Einführung neuer digitaler Lösungen erfordert eine Schulung Ihrer Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter alle Vorteile der Softwarelösung verstehen und in der Lage sind, die neuen Tools effektiv zu nutzen. Hierfür sind Webinars of the provider ein großer Zugewinn für die Akzeptanz und das Produktverständnis innerhalb Ihres Teams. Stellen Sie sicher, dass Sie von Provider Seite eine kontinuierliche Unterstützung erhalten, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Stepwise implementation

Führen Sie die ausgewählte Lösung am besten schrittweise ein. Beginnen Sie beispielsweise mit einem Pilotprojekt oder einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern, um die Wirksamkeit zu testen. Viele Provider haben eine kostenlose Testversion ihrer Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling, die Sie eine gewisse Zeit auf Herz und Nieren testen können. Nach der Testphase können Sie von Ihren Mitarbeitern Feedback einholen und ggf. Prozesse anpassen, bevor Sie das Tool für Ihre gesamtes Unternehmen einsetzen.

Game Changer für Ihren Digitalisierungsprozess

Die Strategie der kleinen Schritte könnte in Ihrem Unternehmen der Game Changer für Ihren Digitalisierungsprozess werden. Warum? Sie ermöglicht Ihnen in Sachen Time recording and project controlling eine gezieltere Umsetzung der digitalen Lösungen. Durch den Fokus auf spezifische Bereiche und Prozesse können Sie Ihre Ressourcen effizienter einsetzen und gezielte Verbesserungen in Ihren Unternehmensprozessen vornehmen. Dies vermeidet eine überwältigende Umstellung des gesamten Systems und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich auf die schrittweise Einführung der neuen Technologie einzulassen und so Überforderung und Resignation entgegenzuwirken.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Minimierung potenzieller Risiken und Störungen im Geschäftsbetrieb. Durch die Umstellung step by step können Sie mögliche Probleme rechtzeitig identifizieren und beheben, bevor sich diese auf das gesamte Unternehmen auswirken. So haben Sie jederzeit die Zügel in der Hand und verhindern unvorhersehbare Schwierigkeiten, die zu Produktivitätsverlusten oder Customer Care Beeinträchtigungen führen könnten.

Holen Sie Ihr Team mit ins Boot! Denn ohne Akzeptanz in der Belegschaft, wird das Ziel der Digitalisierung mit großer Wahrscheinlichkeit verfehlt. Die Umstellung auf digitale Tools zur Zeiterfassung und Projekt-Controlling sollte in überschaubare Phasen aufgeteilt werden. So haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, sich an das neue Tool zu gewöhnen, ihre eigenen Workflows anzupassen und ihre Fähigkeiten schrittweise weiterzuentwickeln. Dies reduziert Widerstände gegen Veränderungen zur Digitalisierung. Weiterer Pluspunkt: Je kleiner die Schritte, umso größer die Erfolge. Durch die schrittweise Implementierung können Sie frühzeitig positive Ergebnisse erzielen. Dies schafft eine positive Dynamik im Team und kann als Treiber für weitere Veränderungen dienen.

Nicht zuletzt ermöglicht Ihnen die Strategie der kleinen Schritte, den ROI zu maximieren. Durch die gezielte Auswahl von Bereichen, die den höchsten Nutzen bieten, können Sie die Investitionen in die Digitalisierung optimieren und eine schnelle Amortisation erreichen. Dies ermöglicht es Ihnen, das freiwerdende Budget in weitere digitale Initiativen zu investieren und die Effizienz Ihrer Prozesse und Ihre Wettbewerbsfähigkeit kontinuierlich zu steigern.

Digitale Helfer für Zeiterfassung & Projekt-Controlling

Die Digitalisierung von Zeiterfassung und Projekt-Controlling ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um ihre Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit weiter auszubauen. Die Strategie der kleinen Schritte bietet dabei eine bewährte Herangehensweise, um diese digitale Transformation erfolgreich zu gestalten. Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung und der verbesserten Transparenz, um fundierte Entscheidungen für Ihre Projektgeschäfte zu treffen.

Wo und wie starten Sie? Mit ZEP haben Sie eine umfassende Softwarelösung für Zeiterfassung und Projekt-Controlling an der Hand, die Sie bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihres Projektgeschäftes unterstützt. Sie können ihre Record project times electronically, track projects digitally, Plan resources efficiently und Ihre Projektbudgets überwachen. Wie wäre es, wenn Sie exakte und zuverlässige Daten jederzeit aus dem System ziehen könnten, um den Projektfortschritt stets im Blick zu behalten? Durch den Verzicht auf manuelle Eingaben minimieren Sie mit ZEP Fehlerquellen und gewährleisten Ihren Kunden eine präzise Abrechnung of all project hours worked. Through the Resource planning add-on module können Sie auch für zukünftige Projekte fundiertere Entscheidungen – basierend auf aktuellen Projektdaten – treffen. Und wie können Sie die Prozesse des Projekt-Controllings vereinfachen? Ganz klar: Durch die automatische Verfolgung von Projektzeiten und die Integration Ihrer Budgets, haben Sie stets die volle Kostenkontrolle über Ihre Projekte und können – wenn notwendig – frühzeitig auf Abweichungen reagieren. Mit ZEP lassen sich wichtige Kennzahlen und Berichte generieren, die eine bessere Einsicht in den Status der Projekte bieten und die Grundlage für eine fundierte Planung und Entscheidungsfindung bieten.

Step by step – Mit ZEP. Die Einführung von ZEP als Softwarelösung zur Zeiterfassung und Projekt-Controlling als Teil der Strategie der kleinen Schritte ermöglicht es Ihnen, schrittweise die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Mit der Unterstützung unseres Tools können Sie quasi auf Knopfdruck Ihre bestehenden Prozesse bewerten, klare Ziele setzen und Ihre Mitarbeiter auf den digitalen Wandel sanft vorbereiten. Vorteil: Die Benutzerfreundlichkeit und Modularität von ZEP erleichtern Ihrem Team die Akzeptanz und Nutzung des neuen Tools. Schauen Sie gerne rein, wie other companies from the digitisation process with ZEP profitiert haben. Und wenn Sie keine Neuigkeiten zu Zeiterfassung, Projekt-Controlling, Gesetzgebung & Co. verpassen möchten, können Sie sich gerne auch für unseren monatlichen Newsletter anmelden.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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