Produktlinien und Erweiterungen
helloHQ Team bietet drei unterschiedliche Abonnementmodelle mit variierendem Funktionsumfang. Auch ZEP Operations ist eine von mehreren Produktlinien, die im selben System aufeinander aufbauen. Die Reisekostenabrechnung ist enthalten, die Ticketerstellung lässt sich als Add-on hinzubuchen, was ZEP Operations eine hohe Flexibilität verleiht.
Zeiterfassung, Projektzeiterfassung
helloHQ Team fokussiert sich auf die Verwaltung von Projekten und die Erfassung von Projektzeiten, wobei eine Stoppuhr für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung steht. ZEP Operations hingegen bietet eine deutlich detailliertere Buchung der Arbeits- und Projektzeiten, mit einer Echtzeitansicht der Arbeitszeiten und umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten. Hierbei können Terminals vor Ort genutzt werden, um eine präzise Zuordnung der Arbeitszeiten zu den Projekten zu ermöglichen.
Projektverwaltung
Beide Lösungen ermöglichen es, Projekte anzulegen und zu verwalten, einschließlich der Erfassung von Basisdaten sowie Aufgaben und Teilprojekten. Während helloHQ Team grundlegende Auswertungen bietet, ermöglicht ZEP Operations darüber hinaus die detaillierte Erfassung von Arbeitsorten und Tätigkeiten sowie eine genaue Zuordnung von Projektleitern und -mitarbeitern für komplexe und cross-funktionale Teams.
Abwesenheiten & Überstunden
Für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten stellen beide Systeme Teamkalender bereit. ZEP Operations bietet jedoch zusätzlich einen Feiertagskalender, der nach Bundesland angepasst werden kann, sowie ein integriertes Genehmigungsverfahren für Urlaubsanträge.
Kundenverwaltung
ZEP Operations bietet umfangreiche Funktionen zur Kundenverwaltung, darunter die Zuweisung von Verantwortlichen für eine reibungslose Kommunikation. helloHQ Team hingegen legt den Fokus auf ein umfassendes CRM, das eine Kontaktdatenbank, Historien und einen strukturierten Lead-Prozess umfasst.
Umsätze & Kosten
Beide Softwarelösungen bieten Funktionen für das Projektcontrolling, einschließlich automatisierter Ertrags- und Umsatzauswertungen sowie die Möglichkeit, Belege und Fremdkosten zu hinterlegen. ZEP Operations geht jedoch noch weiter und ermöglicht es, interne Kostensätze für Wirtschaftlichkeitsberechnungen zu nutzen. Zudem können individuelle Stunden- oder Tagessätze sowie Pauschalpreise hinterlegt werden, Funktionen, die helloHQ Team nicht in diesem Umfang bietet.
Angebotserstellung
Beide Systeme unterstützen bei der Erstellung und Verwaltung von Angeboten. ZEP Operations geht jedoch einen Schritt weiter: Wenn ein Angebot angenommen wird, wird das Projekt automatisch in der Software angelegt, sodass direkt mit der Zeiterfassung im Projekt mit der vordefinierten Struktur begonnen werden kann.
Rechnungsstellung
Sowohl ZEP Operations als auch helloHQ Team ermöglichen die automatische Erstellung von Rechnungen, inklusive Verwendung des firmeneigenen Briefpapiers. ZEP Operations bietet zusätzlich ein internes Freigabeverfahren für die Abrechnung sowie detaillierte buchhalterisch vorbereitende Auswertungen, die helloHQ nicht in dieser Form bietet.
Ressourcenplanung
Beide Lösungen bieten die Möglichkeit zur strategischen Ressourcenplanung, in ZEP Operations als Add-on. ZEP Operations ermöglicht eine noch detailliertere Kontrolle, indem es die Auslastung grafisch und tabellarisch darstellt und die Vergleichbarkeit von geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten und Umsatzpotenzialen ermöglicht.
Reisekostenabrechnung
ZEP Operations bietet eine umfangreiche Reisekostenabrechnung, bei der Verpflegungskosten, Erstattungen und länderspezifische Steuervorschriften berücksichtigt werden. helloHQ Team bietet diese Funktionalität nicht.
Ticketsystem
Für Unternehmen, die agil arbeiten, bietet ZEP Operations mit dem Add-on Ticketsystem erweiterte Funktionen wie die Erstellung von Projekttickets, Zeiterfassung und die Möglichkeit der Abrechnung. helloHQ Team bietet keine ähnliche Funktionalität.
Standorte & Abteilungen
ZEP Operations bildet komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Standorten ab, Tochtergesellschaften kommen mit ZEP Business dazu. helloHQ Team hingegen stößt bei größeren Unternehmensstrukturen an seine Grenzen.
Zusammenfassung
helloHQ Team ist speziell für Marketing- und Werbeagenturen entwickelt, während ZEP Operations eine flexiblere Lösung für Projektdienstleister aller Art bietet. ZEP Operations bietet im Vergleich zu helloHQ Team ein umfangreicheres Funktionsspektrum, einschließlich einer Reisekostenabrechnung, eines Urlaubsgenehmigungsprozesses und der Integration von komplexeren Unternehmensstrukturen.
Zudem wächst ZEP über die Produktlinien bis ZEP Business im selben System mit, was es zu einer langfristigen Lösung für wachsende Unternehmen macht.
