Project management

Workplace design 360°: Modern, healthy & successful working

How can modern workplace concepts, combined with efficient project time recording, revolutionise your day-to-day work? We have summarised the key principles for you.
Workplace design 360°: Modern, healthy & successful working

Arbeitsplatzgestaltung ist ein ganzheitlicher Ansatz, der sämtliche Maßnahmen zur Planung und Umsetzung von Arbeitsumfeld, Arbeitsbedingungen und dem Arbeitsplatz selbst umfasst. In dieser Hinsicht besteht die unternehmerische Verpflichtung, Arbeitsplätze zu schaffen, die in den Kriterien Erträglichkeit, Zumutbarkeit, Ausführbarkeit, Persönlichkeitsförderung und Zufriedenheit positiv von Ihrer Belegschaft bewertet werden. In diesem Blogbeitrag wollen wir näher auf diese Aspekte eingehen und veranschaulichen, wie moderne Tools zur Projektzeiterfassung – wie ZEP – die Arbeitsleistung Ihres Teams verbessern können.

Arbeitsplatzgestaltung – Ein Überblick

Die Bedeutung der Arbeitsplatzgestaltung ist zweigeteilt: Einerseits verfolgt sie das Ziel, langfristige Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten, andererseits beeinflusst sie maßgeblich den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens, der stark von der Leistungsfähigkeit Ihrer Angestellten abhängt. Dabei werden die Grundlagen der Arbeitsplatzgestaltung von den beiden zentralen Kriterien Humanisierung und Wirtschaftlichkeit geprägt.

Humanisation focuses on creating a people-friendly workplace that offers optimal physical and mental conditions for your entire workforce as well as for each individual. A workplace designed in this way contributes significantly to the motivation of your team and thus strengthens the positive profitability of your organisation.

Die Arbeitsplatzgestaltung setzt Rahmenbedingungen, die sicherstellen, dass Körper und Psyche weder über- noch unterbelastet werden. Normen wie DIN EN ISO 26800:2011 and DIN EN ISO 6385:2004 legen internationale Standards fest, die Sie dazu verpflichten, menschengerechte Arbeitsplätze zu schaffen, welche die optimale Leistungsfähigkeit Ihrer Belegschaft unterstützen.

Workplace design is divided into three main areas:

  1. Ergonomic workplace design: Hier steht die körperliche Ausstattung des Arbeitsumfelds im Fokus. Zudem werden Anforderungen an die physische Belastung gestellt, etwa bezüglich Lärmreduktion und Arbeitsschutzmaßnahmen.
  2. Organisational workplace design: This includes working conditions, structuring of working hours, break arrangements, team hierarchies and the general organisation of the tasks to be performed.
  3. Technological workplace design: Mit der zunehmenden Digitalisierung gewinnt dieser Bereich immer mehr an Bedeutung. Auch das BAG-Urteil der Arbeitszeiterfassung trägt hierzu bei. Software für präzise und cloudbasierte Projektzeiterfassung kann unterstützend eingesetzt werden.

Structured workplace optimisation

The 5S method, auch als 5A-Methode im deutschsprachigen Raum bekannt, wurde entwickelt, um Zeitverschwendung in Unternehmen zu reduzieren. Ursprünglich aus der Kaizen-Philosophie in Japan stammend, entstand sie Mitte des letzten Jahrhunderts bei Toyota, um ineffiziente Prozesse zu optimieren. Die praktische Anwendung der 5S-Methode erdordert die Umsetzung aller Phasen! Beispiele zeigen, wie verschiedene Berufe, von Werkstattmitarbeitern bis zu Zahnärzten, von der Methode profitieren können. Die Methode ist Teil des Lean-Managements, das darauf abzielt, ständige Verbesserungen vorzunehmen, Verschwendung zu vermeiden und die Kundenperspektive einzunehmen. Die Anwendung der 5S-Methode kann in verschiedenen Bereichen, einschließlich Büroumgebungen, die Effizienz steigern und langfristige positive Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

Und hierfür stehen die fünf A:

  1. Aussortieren: Mitarbeiter ordnen Werkzeuge und Gegenstände in wichtig, teilweise wichtig und unnötig, um überflüssige Dinge am Arbeitsplatz zu eliminieren.
  2. Aufräumen: Der Arbeitsplatz wird nach dem Motto „Ordnung ist das halbe Leben“ aufgeräumt, um die Effizienz zu steigern.
  3. Arbeitsplatz-Sauberkeit: Ein sauberer Arbeitsplatz fördert das Wohlbefinden und macht einen positiven Eindruck auf Besucher.
  4. Anordnung: Verbesserungen am Arbeitsplatz werden als Standard eingeführt, um ähnliche Arbeitsplätze im Unternehmen zu gestalten.
  5. Alles erhalten & verbessern: Dieser Schritt wurde später hinzugefügt, um sicherzustellen, dass die vorherigen Schritte zur Gewohnheit wurden.

Moderne Arbeitsplatzgestaltung – 4 Beispiele

Moderne Arbeitsplätze orientieren sich verstärkt an den Bedürfnissen der Belegschaft. Die Employee Experience, also die Erfahrung, die Angestellte mit Ihrem Unternehmen machen, gewinnt an Bedeutung. Positive Erfahrungen fördern die allgemeine Zufriedenheit und dienen auch als effektives Instrument im Recruiting. Lärm, Mobilität, Innenarchitektur und zeitgemäße Software sind Beispiele für Aspekte moderner Arbeitsplatzgestaltung:

Lärm

Lärm kann nicht nur als störend empfunden werden, sondern auch die Gesundheit Ihrer Angestellten maßgeblich beeinträchtigen. Um Stress durch Lärm zu vermeiden, sollte ein Lärmpegel von 55 Dezibel im Büro nicht überschritten werden. Das entspricht in etwa der Lautstärke eines normalen Gesprächs. In einem kleinen Büroraum ist ein Richtwert von 35 Dezibel, im Großraumbüro der von 45 Dezibel vorgesehen. Zum Vergleich: Ein handelsüblicher Laserdrucker erzeugt einen Lärmpegel von circa 50 Dezibel. Moderne Arbeitsplätze müssen daher Räume schaffen, die Interaktion ermöglichen, aber gleichzeitig fokussiertes Arbeiten unterstützen. Konzepte wie Ruhebereiche, Headphone-Policies und schallreduzierende Maßnahmen werden hierbei angewendet.

Mobilität

Moderne Arbeit ist nicht mehr nur auf einen festen Arbeitsort beschränkt. Mobile Systeme zur Zeiterfassung, Laptops und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln für das Homeoffice sind integraler Bestandteil der modernen Arbeitsplatzgestaltung. Positiver Nebeneffekt: Mit dieser Unternehmenspolitik werden Sie attraktiv für Fachkräfte aus aller Welt. Because: Even the Work Trend Index 2021 von Microsoft zeigt, dass hybrides Arbeiten immer mehr in den Fokus der Arbeitsplatzgestaltung rückt.

Interior design

Unternehmen wie Apple und Microsoft setzen auf individuell gestaltete Büroräume, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern und die Identifikation mit dem Unternehmen zu stärken. Dabei reicht die Palette von Telefonboxen über Café-Räume bis hin zu modernen Kantinen mit Live-Cooking. Ganz so groß muss es bei Ihnen nicht werden – Auch eine hübsch gestaltete Tee-/Kaffee-Küche kann den Dialog unter Ihren Mitarbeitern beflügeln.

Software equipment

Neben ausstattungsrelevanten Komponenten, wie Aufenthaltsräume, ergonomische Bestuhlung, usw., bestimmt natürlich auch die Software-Ausstattung, wie effizient Ihr Team arbeiten kann. Für deutsche Unternehmen gilt spätestens seit dem BAG ruling from September 2022 die Pflicht, Arbeitszeiten exakt zu erfassen. Unterstützen Sie Ihr Team mit der Einführung einer etablierten Softwarelösung wie ZEP bei der digitalisierten Zeiterfassung. Warum digital? Weil manuelle Stundenzettel oder unübersichtliche Excel-Listen fehleranfällig, zeitraubend und nicht mehr zeitgemäß sind.

Projektzeiterfassung mit ZEP – Aufschwung in der Arbeitszeitverwaltung

In der Ära der digitalen Transformation hat die Project time recording with ZEP einen Wandel eingeleitet, wie Unternehmen die Arbeits- und Projektzeiten ihrer Mitarbeiter verwalten. Unser Tool geht weit über herkömmliche Zeiterfassung hinaus und bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. Mit dem Einsatz von ZEP unterstützen Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter bei der präzisen und projektbasierten Erfassung ihrer Arbeitszeiten, sondern tragen auch erheblich zur verbesserten Arbeitsplatzgestaltung bei.

Efficiency increase

Durch die Verfolgung des Zeitaufwandes Ihrer Mitarbeiter für verschiedene Projekte erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Effizienz Ihres Unternehmens. Das hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Resource management

Eine genaue Zeiterfassung ermöglicht ein besseres Ressourcenmanagement. Mit dem ZEP Resource planning add-on module können Sie beispielsweise nachvollziehen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird. Dementsprechend haben Sie eine solide Grundlage, um Ressourcen wie Mitarbeiter, Budget und Zeit effektiver zu planen und zuzuweisen.

Accounting & budgeting

In service industries in particular, accurate time recording is essential in order to invoice customers correctly and adhere to project budgets. With the Additional invoicing module statten Sie den Arbeitsplatz Ihrer Buchhaltung für die transparente Rechnungsstellung und eine detaillierte Berichterstattung bestmöglich aus.

Improved project planning

Aufzeichnungen über vergangene Projekte können Sie bei der Planung zukünftiger Projekte erheblich unterstützen. Ihre Projektmanager werden Ihnen für das Additional module planned hours sehr dankbar sein. Warum? Nun, damit können Sie die Zeit, die für ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit benötigt wurde, als Richtlinie für die zukünftige Projektplanung verwenden.

Legal & statutory requirements

In einigen Branchen sind genaue Zeiterfassung und Berichterstattung (z.B. in Form von Projektzeitnachweisen) gesetzliche Anforderung. Insbesondere dann, wenn es um Arbeitszeiten, Überstunden oder Compliance-Vorgaben geht. Mit dem Zusatzmodul Überstunden, Fehlzeiten & Urlaub behalten Sie stets alle An- und Abwesenheiten Ihrer Belegschaft im Blick und können – dank des persönlichen Überstundenkontos je Mitarbeiter – jederzeit nachweisen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für ein Projekt aufgewendet hat. Zudem hilft Ihnen dieses Modul, im Ressourcenmanagement und der Projektplanung Urlaube und Fehlzeiten zu berücksichtigen.

Die Implementierung von ZEP als Teil der Arbeitsplatzgestaltung fördert somit nicht nur eine genaue Zeiterfassung, sondern ermöglicht Ihnen auch datenbasierte Optimierungen, die zu einer effektiveren und zufriedeneren Belegschaft führen können. Unternehmen, die ZEP für das Projektmanagement im Rahmen einer optimierten Arbeitsplatzgestaltung nutzen, positionieren sich als Vorreiter in der modernen Arbeitswelt und schaffen eine Grundlage für nachhaltige Produktivitätssteigerungen. Sie wollen den Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter nicht nur analog, sondern auch digital auf den neuesten Stand bringen? ZEP können Sie Test 30 days without obligation and free of charge. Unser Support-Team steht Ihnen dabei gerne unterstützend zur Seite.

Tanja Hartmann CEP

Tanja Hartmann

Content Marketing Manager at ZEP

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